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  • 組織の成長に伴う体制変更

    エフピオは、従業員数が10人から30人以上に増加する中で、組織の運営体制に課題が生じていました。特定の担当者に業務が集中し、効率が低下していたため、組織変更が必要となりました。そこで、これまでのお客様ごとの担当制から、業務ごとの分担制に移行することで、各メンバーが専門分野に集中できるようにしました。これにより、業務の標準化が進み、サービスの質向上と従業員の負担軽減が実現します。

  • 組織の拡大に対応した体制強化

    急成長するエフピオでは、従業員数の増加に伴い、従来の体制ではお客様対応に限界が出てきました。以前は、各担当者が1社ごとにすべての業務を担当していましたが、業務が多岐にわたり、対応にばらつきが生じていました。そこで、業務ごとに担当を分ける「分担制」を導入し、各業務の専門性を高めることで、効率的な業務運営とサービス品質の安定を図ることを目指しています。

  • 女性従業員が活躍する職場づくりとその意義

    エフピオは、女性の従業員が多く、特に出産や育児でキャリアにブランクがある社員の活躍を支援しています。佐伯さん自身もキャリア復帰を経験しており、同じような背景を持つ従業員が成長できる環境づくりに取り組んでいます。パート社員でもスキルを習得し、正社員へとステップアップできる道筋を用意することで、エフピオはすべての従業員が長期的にキャリアを築ける職場を目指しています。

  • 浅山：おはようございます。エフピオ浅山の「運がいいラヂオ」、スタートです。
  • 二宮：おはようございます。浅山さん。リクライブの二宮です。
  • 浅山：おはようございます、二宮さん。今日もよろしくお願いします。
  • 二宮：よろしくお願いいたします。
  • 二宮：エフピオ浅山の「運がいいラヂオ」は、社会保険労務士法人エフピオの浅山さんがお届けする、おめでたい雰囲気のポッドキャスト番組となっております。エフピオの業務や日々の考え、思いをありのまま話したり、時にはスペシャルゲストを招いて深掘りしていく番組です。 新しくしたので慣れてないところもあって申し訳ないです。
  • 浅山：はい、新しいコーナーも考えてもらってね。
  • 二宮：そうですね。少しオンドメディア化に向けて色々整理しているところです。
  • 浅山：ありがとうございます。今日からはコーナーを分けてやっていくということで、私が普段やっている、いつものパターンのものと、服部さんが担当するコーナーという感じで、二つに分けて進めていきます。
  • 浅山：私はいつものように二宮さんとゆるめな話をして、そんな感じで今日もスタートしていきます。
  • 二宮：そうですね。ただ、今日はゲストがいらっしゃいますよね。想定外でしたが。
  • 浅山：そう、ゲスト会ですね（笑）。このラジオは外向けの広報でもあるし、社内向けの広報でもあって今回は社内向けの話です。ちょうど今、組織変更のタイミングなんです。実は昨日から少し組織変更をさせてもらって、主要なメンバーには直接説明したものの、全体には朝礼で話をしてまだ完全には伝わってない部分もありますね。
  • 二宮：そうですね、説明の時間的な制約もあるでしょうし、全員に一度に共有するのは難しいところですよね。
  • 浅山：昨日から組織変更をスタートしたわけなんですが、思っていた通りには進まない部分も出てきていて、課題もいくつか浮き彫りになっています。修正が必要なところもあるし、このやり方についてもっと説明が必要だなと感じています。それで今日は、私が話すよりも実務をやってくれているメンバーから話してもらう方がいいと思いまして、今日は完全に社内向けの話にさせてもらいたいと思っています。
  • 二宮：わかりました。私も内容を理解していない部分があるので、聞きながら進めていきます。
  • 浅山：じゃあ、まず組織変更の経緯についてお話ししましょうか。今回なんでこういう組織変更の話になったかというと、今営業上はわりと環境が良くて、お客様からも色々お声掛けいただいてお仕事をいただいているんですが、サービス提供を開始する段階から、特に既存のお客様に対しても、少し渋滞というか、対応が追いつかない場面が出てきてしまっていたんです。
  • 採用もどんどん行っていて10月にも新しいメンバーが5人入ったりしていますし、その影響もあります。
  • 新しいメンバーが入る一方で、仕事がどんどん溜まってしまって、まさに「交通渋滞」のような状態が起きているんです。それでプロジェクトを立ち上げて、目先の対応だけでなく、長期的な視点でもう一度「どういう組織でありたいか」を議論しました。昨日からそのプロジェクトの一環として、小さなスモールスタートが始まりました。形としてはもう皆さんもわかっているとは思いますが、どういうつもりでこれを始めたのか、という思いの部分はなかなか皆さんに伝わっていないかなと感じているので、今日はその思いも含めてお話しできればと思います。
  • 浅山：はい、それではゲストの佐伯さんに登場してもらいましょう。今回の組織変更の経緯について、佐伯さん、どういう背景があったのか教えてもらえますか？
  • 佐伯：はい、わかりました。まず、今回の組織変更の背景についてですが、今、お客様からたくさんのご依頼をいただいている状況です。しかし、正直なところ、それをすべて受けきれていないのが現状です。お客様にとっても申し訳ないですし、私たちとしても非常に残念な状況が続いていました。
  • このままではただ仕事が増えるだけで、従業員にとっても負担が増えるだけになってしまいます。それで、抜本的な解決が必要だと感じ、組織を再編成することになりました。
  • 二宮：抜本的な解決ということですが、具体的にはどういう風に変わったんでしょうか？
  • 佐伯：今回の組織変更ですが、これまでは「Aチーム」「Bチーム」といった形で、お客様ごとに担当を分けていました。つまり、それぞれのチームが担当する会社が決まっていて、その会社の手続きや給与計算など、すべての業務をそのチームが担当していました。ここ2年ほどこの体制でやってきたんですが、やっぱり「俗人化」の問題が出てきてしまったんです。
  • 二宮：なるほど。それを防ぐために今回の変更が行われたわけですね。
  • 佐伯：そうです。今回の変更では、会社ごとの担当制を外して、業務ごとに人を振り分ける形にしました。たとえば、給与計算を担当する人、手続きを担当する人、という具合に業務ごとに専門性を持たせることで、業務の効率化と品質の平準化を図ろうと考えています。
  • 業務ごとに担当を振り分ける形にしたんです。従来の方式だと、担当者一人がすべてを抱えることで業務の偏りが出てしまうこともあったので。
  • 従業員一人一人が抱える業務が大きくなりすぎてしまうと、サービスの質も維持できなくなりますし、社員の負担も大きくなります。今回の組織変更では、その点を改善し、業務ごとに効率よく仕事を進められるようにしました。
  • 佐伯：新しいメンバーが入っても、業務をスムーズに担当できるように、業務ごとに分けて進める形にしています。また、経験のない方でも簡単に業務を覚えられるよう、マニュアルの整備も進めています。
  • 組織の変化に対して、従業員の皆さんも大変だとは思いますが、その中でお客様の期待に応えるため、そして従業員が成長を感じられる環境を作るために頑張っているところです。
  • 佐伯：実は先日、あるお客様の経営計画発表会に参加させてもらったんですけど、
  • 浅山：私と佐伯の2人で行ってきたやつだね。
  • 佐伯：はい、その時に感じたことがあります。
  • そのお客様とは、私が入社当初からお付き合いさせていただいている会社で、非常にお世話になっているんですが、バックヤードのお手伝いをしているので、これまで表の仕事を見る機会がなかったんですよね。こんなに経済に影響力のある会社であると改めて感じました。そして自分の会社もこのような企業と今後も取引していただけるようにしないとと強く思ったんですよ。
  • なにがそんなに心に響いたかと考えた時に、その会社さんはすごく「挑戦している」会社だったんです。
  • 佐伯：新しいことにどんどん挑戦して、既存のやり方に囚われない柔軟な発想で進んでいく。そして、社員一人ひとりにもスポットライトを当てて、若い社員でもチャンスが与えられるような環境を作っているんです。発表会でも、社員の表彰が行われていて、「この会社は本当に社員を大切にしているんだな」と強く感じました。
  • 佐伯：その発表会を通じて「うちもこうならなきゃいけないな」と感じました。お客様の数が増えていく中で、これまでと同じやり方では対応しきれない部分が出てきます。それを乗り越えていくためには、私たちも変わっていく必要があります。
  • 、私たちもあのような姿勢を見習って、エフピオの従業員にももっとチャンスを提供できるような環境を整えていきたいと思いました。やっぱり、従業員が成長を感じられる会社でなければ、お客様に対しても良いサービスは提供できませんから。じゃあ、まずうちで何ができるのかなって考えた時に、やっぱりうちも変化していかなきゃいけないなって思うんです。お客様の数が増えてきて、どうしても今までのやり方では対応しきれない部分が出てきました。これまでの体制では、同じ方法で受け続けることが難しくなってきていて、限界を感じていました。
  • 佐伯：だから、難しい選択ではあるんですけど、変化をして組織を変えなければならないと考えました。そして、今回そういう決断をして、今メンバーたちと一緒にその新しい体制で頑張っている状態です。
  • 二宮：分かりました。今回の組織変更、結構意味がわかってきましたよ。これまで、お客様ごとに担当者がついて、その担当者がすべてを受け持っていましたよね。僕も似たような経験があるので分かるんですが、新しいメンバーが入ってきた時に、もっと仕事がしやすい環境にしていこうというかんじでしょうか。
  • 佐伯：そうですね。新しいメンバーがいきなり大きな会社の担当を持つのではなく、まずは手をつけやすい業務からスタートしてもらう。そして、マニュアルをきちんと整備して、段階を踏んで仕事を覚えていけるようにしていきたいと思っています。
  • 二宮：それはすごく良い考え方ですね。
  • 浅山：ありがとうございます。じゃあ、ちょっと僕から質問してもいいですか？
  • 佐伯：どうぞ。
  • 浅山：エフピオがスタートした時、メンバーは10人もいなかったんですよね。そして30人くらいになった時に佐伯も入ってくれたんだよね。その時は、未経験の人がいっぱい入ってきたので業務をパーツごとに分けて、チームを作って進めていました。たとえば、社会保険のチーム、労働保険のチーム、というように業務を細かく分けて担当していたんです。
  • その方式だと、担当者が特定の分野に集中できるというメリットがありますが、デメリットもあって、お客様から何か相談を受けると、「それは別のチームが担当です」といった感じで、スムーズにいかない部分が出てきてしまって。
  • そこで、令和3年1月から、お客様ごとに担当者をつける体制に切り替えました。でも、今回の組織変更で、また業務ごとに担当を分ける方式に戻ったんですよね。これって、昔のやり方に戻ったようにも見えるんですが、実際にはどう違うんでしょうか？
  • 佐伯：確かに、以前のパーツ分けの方式と似ている部分もあります。ただ、今回の変更では、以前のように縦割りで業務を分けるのではなく、業務ごとに担当を割り振る形にしています。具体的には、業務の種類ごとに担当者を配置して、それぞれの業務の専門性を活かしながらも、窓口は一人の担当者がしっかりと全体を把握できるようにしています。
  • 一人の担当者がすべてを抱え込む必要がなくなって、業務の専門化と全体のバランスがうまく取れるように考えています。
  • 業務を分担しながらも、お客様との窓口を一本化することで、効率的かつスムーズに業務が進むようになっています。
  • 新しいメンバーにとっても、いきなり大きな業務を抱えずに、まずは段階的に業務を覚えていけるので、安心して仕事を始められると思います。組織変更が多い会社なんですけどそれぞれに意味があって、専門分野を作って欲しいという要望にも答えつつ、お客様のことを深く知ってもらうということにシフトしています。
  • そこでお客様の窓口担当のものが受けた作業をさらに分解して、お客様の要望を汲んだものから業務を振り下ろしていくという仕組みに変えたいなという意図が今回の組織変更にはあります。
  • 浅山：うちの社内に伝わってます？
  • 佐伯：本当に私の力不足で、申し訳ないんですけど、全部がちゃんと伝わりきってるかどうかは……うーん、伝えてるつもりではいますが、どうなんでしょう？
  • 二宮：浅山さんから見てどうですか？
  • 浅山：うーん、組織変更自体はね、昨日からスタートしたばかりだから、伝わっているかどうかと言われると、正直、まだ伝えきれていない部分があるのは確かだよね。ただ、それはそれで、このラジオもそうだけど、いろんな場面でちゃんと伝える機会を作っていくのが大事だと思う。
  • でも、さっき話したように、成長の過程で変化が出てくるわけだから、「どうして私たちはこの変化を選んだのか」っていうことを、今回もそうだし、これからも丁寧に伝えていかなきゃいけないなって感じてるんだよ。
  • ただ、変えるってことは慣れ親しんだやり方を変えるわけだから、どうしても抵抗を感じる人は出てくる。それは当然の感情だし、仕方ないことなんだよね。特に、チームの割り振りとか、今までとはちょっと違うこともあるから、そこに違和感を感じる人もいるはずなんだ。
  • 二宮：そうですね。
  • 浅山：それに、業務が多くなっちゃったって感じる人もいるかもしれない。でも、その時に「増えたな」って嘆くだけじゃなくて、「じゃあ、どうやって効率よくこなすか？」を考えてほしいんだよね。必要は発明の母って言うけど、もっと効率的にできる方法を自分で考えて、編み出していってほしいんだよ。
  • 二宮：確かに、それが成長につながりますよね。
  • 浅山：そうそう。だから、そういった部分も合わせて、しっかりと伝えられたらいいなって思ってる。
  • 佐伯：あの……ちょっと個人的な話をしてもいいですか？
  • 浅山：どうぞ、どうぞ。
  • 佐伯：私はエフピオに入る前、正社員で働いていたんですが、出産とかでブランクがありまして。それでパートタイムで働いていた時期もあるんですけど、エフピオで正社員に復帰させてもらったんです。で、今、だんだんといろんな仕事を覚えさせてもらって、今回の組織変更の話にも関わらせてもらえるようになって、とても嬉しく思っています。
  • 浅山：うん、うん。
  • 佐伯：うちの会社には女性が多くて、今、パートさんの採用も積極的に進めています。だから、かつての私と同じような立場の方も多いんです。そういう方たちが、ここで成長し続けたいと思える会社にしたいというのが、私の個人的な目標なんです。
  • ここで徐々に働く時間を増やして、スキルや知識を身につけていって、最終的には正社員として働けるようになる。そんな会社を作りたいなって思っています。それが、今回の組織変更を考える中で、私が意見を出した部分に反映されているところもあるんです。
  • 浅山：うん、うん。
  • 佐伯：だから、会社にとっても、お客様にとっても、そして従業員にとっても、良い組織を作っていきたいと心から願っています。
  • 浅山：いいですね。こういう意見を持っている社員がいるのは、すごく頼もしいよね。俺が頼りないからさ（笑）。
  • 浅山：でも、僕みたいにピンチを生む人間がいるから、チャンスが生まれて、佐伯さんのようにしっかりした人が出てきてくれるんだと思うよ。本当に心強いね。
  • 二宮：そうですね。すごくエフピオの未来を考えていらっしゃってすごいですよね。
  • 浅山：ぜひ、もっと積極的にいろんなことをやってもらいましょう。みんな朝から来て、夕方まで一生懸命働いてくれてる。いろんな思いを持っているけど、なかなかそれを発言できない雰囲気があるかもしれないし、そういうのは変えていきたいよね。もっとオープンで自由な職場にしたいって思っているんだけど、まだまだうちには改善すべき点があると思うんだ。
  • 二宮：そうですね。50人近くになってますしね。
  • 浅山：そうそう。
  • 二宮：50人もいると、全員が好き勝手に言ってもまとまらない部分もある。でも、その中で、どうルールや仕組みを改善していくかを考えなきゃいけない。
  • そんな中で今日のラジオでは、浅山さんじゃない形で佐伯さんが組織変更について話してくれて、本当に良かったと思います。今後も、変更や改善があったら、またこういう形で発表する場があればいいなと思います。
  • 浅山：うん、そうだね。仕組み化とかルール作りっていうのが苦手なのは僕自身なんだけど、仕組みから対極にいるみたいな（笑）。
  • 二宮：そうなんですか？
  • 浅山：僕が元々、今のあり方のベースを作っちゃったんだよ。個人事業として始めた頃は、1人でお客様を1件1件対応していたし、その時はエフピオなんて名前じゃなかったからね。そうやって手探りで始めて過剰サービスみたいなものが、今の効率化とか標準化の足かせになってる部分もあるんだよ。
  • 二宮：なるほど。
  • 浅山：だから、お客様とも話し合いながら、どうやってお互いに良くしていけるかを、もう一度考え直す必要があると思っているんだよね。だから、僕がこうやって頼りない部分もあるけど、みんなで乗り越えていければいいなと思ってます。
  • 二宮：そうですね。頼もしいメンバーが揃ってますし、エフピオがこれからもっと盛り上がっていくことを期待しています。
  • 浅山：うん。今日はそんな感じで、こういう頼りになるメンバーを皆さんに紹介したかったんだよ。
  • 二宮：はい、ではそろそろ締めにしましょうか。
  • 浅山：そうだね。今日はちょっと長くなっちゃったね。
  • 二宮：でも、しっかりと伝わったんじゃないかと思います。佐伯さん、ありがとうございました。
  • 佐伯：こちらこそ、ありがとうございました。
  • 浅山：では、締めの挨拶をお願いします。
  • 佐伯：あ、私でいいんですか？
  • 浅山：もちろん！
  • 佐伯：それでは皆さん、良い朝をお過ごしください。いってらっしゃい。
  • 二宮：いってらっしゃい。